Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Rattachée au Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité (PLPS), la Direction du Patrimoine est en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement. Elle conduit les opérations de construction et de rénovation du patrimoine bâti et également de mise en conformité et de maintenance des bâtiments des campus de l’université, en cohérence avec le Schéma Pluriannuel de Stratégie Immobilière et le Schéma Directeur de Transition Ecologique et Sociétale de l’établissement.
Par sa gestion durable des campus, le soutien aux activités de formation et de recherche, la valorisation et l’optimisation du patrimoine, la maîtrise des coûts immobiliers, la Direction du Patrimoine concourt à l’efficacité et l’attractivité de l’université en lien étroit avec les composantes et les laboratoires de l’établissement.
La Direction du Patrimoine est aujourd’hui composée de 28 collaborateurs qui se répartissent entre le pôle Stratégie Immobilière et Développement, le pôle Conduite d’Opérations Maîtrise d’Ouvrage, incluant le Service Maintenance et Exploitation, la cellule de gestion administrative et d’appui au pilotage opérationnel.
Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et au sein de la cellule de gestion administrative et d’appui au pilotage, vous exercez des missions d’assistant-e de direction. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des missions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.
Vous êtes en charge de :
Assistant.e du directeur et de la direction
· Gérer l'agenda du directeur, l’organisation des réunions
· Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction du Patrimoine
· Etre le-la référent(e) RH de la direction (temps de travail, absences, avancement, concours, …)
· Gérer les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Gérer la boîte mail générique.
· Organiser et faire respecter le classement et l’archivage aux formats numérique et papier.
· Travailler en articulation avec les autres directions, les composantes et notamment leurs divisions patrimoine
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Recenser les dossiers à présenter en Conseil d’Administration ou en instance
· Suppléance occasionnelle de l’assistante de la DGS adjointe Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité
Gestion technique
· Etre en appui à la gestion des demandes d'intervention et au suivi des tickets dans la GMAO
· Planifier les dates pour les Vérifications Techniques Réglementaires en lien avec les prestataires et les contraintes des laboratoires, des composantes d’enseignements, des services utilisateurs des locaux
· Suivre les interventions sur les stores, les volets roulants, les ascenseurs
· Gérer les remises de clés aux entreprises pour intervention dans les bâtiments
· Rédiger / diffuser des notes de service informant d’interventions techniques ou en lien avec l’activité de la Direction du Patrimoine
· Assurer le suivi administratif des registres de sécurité des bâtiments recevant du public
· Contribuer à la rédaction des projets de commandes et à la préparation des services faits de la Direction du Patrimoine
Communication interne et externe
· Assurer une circulation efficace de l’information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
· Réaliser les mises à jour de l’espace Intranet de la Direction du Patrimoine, y diffuser l’actualité des projets et des interventions
· Tenir à jour la revue des projets immobiliers (document de synthèse des projets)
· Contribuer à l’organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l’élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine
Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction et de gestion documentaire
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l’organisation de l’ESR
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l’usager et du service
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Capacité à se familiariser avec le vocabulaire technique lié à la gestion d’un patrimoine immobilier et aux opérations de travaux
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l’écoute
Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans
Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
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