L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.
Au sein du domaine Ressources humaines et développement social (DRHDS) de l'université, la Direction des ressources humaines, de l'administration des agents, des concours et des carrières (DRHAACC) est en charge de la gestion individuelle et collective des personnels de l'université.
Rattaché à la DRHAACC, le Pôle de gestion des contractuels a pour mission d'assurer la gestion administrative et financière individuelle des agents contractuels. Il est composé de deux services et de huit gestionnaires RH :
Service des contractuels enseignants et de recherche ;
Service des contractuels BIATSS, des étudiants, des apprentis et des volontaires en service civique (y compris l'indemnisation chômage).
La personne recrutée sera rattachée au bureau des contractuels étudiants, apprentis et service civique.
Le poste à pourvoir au sein de ce bureau est celui de gestionnaire des ressources humaines.
MISSION 1 : Gestion administrative et paie
Trois types de population :
Contrats étudiants ;
Contrats d'apprentissage ;
Contrats de volontariat en service civique (VSC).
Activité 1.1 : Mise à jour de la base de données des personnels de l'université et des outils applicatifs spécifiques
Saisir dans le SIRH SIHAM les différents recrutements en respectant les clauses du contrat d'engagement (statut de l'agent contractuel, quotité de travail, rémunération, affectation et clauses spécifiques au type de contrat).
Enregistrer et gérer les contrats d'apprentissage via la plateforme CELIA.
Renseigner et gérer les contrats de volontariat en service civique (VSC) via l'application ELISA.
Mettre à jour l'outil SGCOE Étudiants afin de permettre l'attribution d'heures aux étudiants recrutés dans les composantes.
Enregistrer dans le SIRH les étudiants stagiaires affectés à la DGS et aux services communs, sur la base des tickets transmis par les composantes.
Activité 1.2 : Gestion administrative des contrats
Contrôler la conformité des dossiers de recrutement transmis par les composantes.
Établir les contrats et vérifier l'exactitude des informations qu'ils contiennent.
Transmettre les contrats pour signature auprès de l'ensemble des parties concernées.
Assurer la diffusion des contrats signés.
Activité 1.3 : Mise en paiement des contrats d'engagement et des heures réalisées
Saisir les mouvements de paie correspondant au type de rémunération de l'agent, selon la nature du contrat et la population concernée.
Spécificités :
Pour les contrats étudiants : réaliser l'injection en masse des mouvements de paie via SGCOE afin de mettre en paiement les heures effectuées et déclarées mensuellement par les composantes.
Pour les volontaires en service civique (VSC) : établir le formulaire de versement mensuel permettant leur indemnisation via SIFAC+.
Vérifier l'exactitude du dossier financier de l'agent en phase de préliquidation : contrôle de la paie sur la chaîne d'acompte et la chaîne de paie mensuelle ; vérification de la conformité des mouvements de paie figurant dans le fichier de paie avec les pièces justificatives comptables.
Transmettre les contrats et les pièces justificatives nécessaires à l'Agence comptable via le logiciel de dématérialisation ABBYY.
Contrôler les retours de paie après intégration par le Service Liaisons et Rémunérations (SLR).
Activité 1.4 : Gestion des actes courants
Traiter les différents congés pour raison de santé.
Vérifier et mettre en paiement les indemnités dues aux agents (remboursement des frais de transport, TLT, PSC, indemnité de fin de contrat, etc.).
Assurer le suivi des autorisations de travail des agents de nationalité étrangère et, le cas échéant, demander le renouvellement du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée.
Gérer les fins de contrat : établissement du certificat de travail et de l'attestation employeur destinée à France Travail.
Transmettre les bulletins de salaire aux agents ne disposant pas d'un accès à l'ENSAP.
Assurer l'archivage des dossiers.
MISSION 2 : Accueil téléphonique, électronique et physique
Activité 2.1 : Répondre aux demandes des services et des composantes concernant les modalités de recrutement et la gestion des contrats étudiants, des apprentis et des volontaires en service civique (VSC).
Activité 2.2 : Répondre aux agents sur toute question relative à la gestion de leur contrat d'engagement.
AUTRE ACTIVITÉ : Réaliser toute autre activité ponctuelle en fonction des besoins du pôle et à la demande de la hiérarchie. Toute mission complémentaire relevant du champ de compétences de l'agent pourra lui être confiée dans le cadre de ses fonctions.
Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : B
Corps de recrutement : TECH ou équivalent
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt
Poste ouvert uniquement aux contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an
Localisation géographique : DRHAACC - bureau 166 1er étage batiment 3 R1
Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 2
Rémunération brute pour les contractuels : elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € bruts en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste : 237 € brut.
Connaissances
Connaissance de l'environnement universitaire et du service public.
Connaissance du domaine des ressources humaines, notamment de la gestion des personnels contractuels.
Savoir-faire techniques
Maîtrise des logiciels bureautiques courants : traitement de texte (dans le respect de la charte graphique), tableur (Excel), messagerie électronique, navigation Internet et réalisation de publipostages.
Une connaissance du domaine de la paie constitue un atout.
Savoirs comportementaux
Savoir écouter, répondre aux demandes et communiquer efficacement (excellente expression écrite et orale requise).
Être organisé(e) et rigoureux(se) dans sa méthode de travail.
Savoir rendre compte de son activité.
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées.
Diplôme requis : Baccalauréat
Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)
Précisions expérience souhaitée / Intitulé diplôme : Formation ou expérience en gestion administrative du personnel, idéalement dans le domaine des ressources humaines et de la gestion des agents contractuels.
Politique sociale et avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Télétravail possible en fonction du poste
Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap
Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
Subvention restauration collective – Restauration sur place (Crous, Brasserie, …)
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
Accès bibliothèques universitaires
Déploiement 10min de sport sur temps de travail
Parking sur place
Crèche.
Dans le respect des valeurs du service public, l’Université de Toulouse s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.