Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
La Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) exerce une fonction de conseil, d'expertise et
d'assistance auprès de l'équipe de direction, des composantes, des autres directions et des services de
l’université. Elle a notamment pour mission :
- de piloter les activités juridiques et statutaires ;
- d’assurer le bon déroulement de la vie institutionnelle ;
- d’accompagner les métiers dans leur professionnalisation.
La DAJI comprend 13 agents répartis entre la direction et les trois pôles : le pôle des affaires juridiques, le
pôle des affaires institutionnelles et le pôle de la protection des données.
Le Pôle des affaires institutionnelles a pour mission d'organiser la vie institutionnelle et démocratique de
l'établissement. A ce titre, il assure le pilotage et le suivi des conseils centraux de l'Université ainsi que
l’organisation des opérations électorales des principales structures de l'Université.
Placé·e sous la responsabilité de la responsable du Pôle des Affaires Institutionnelles, le·la gestionnaire du
conseil académique travaille en étroite collaboration avec la gestionnaire du conseil d’administration et le
chargé des élections au sein de ce Pôle.
Le ou la gestionnaire assure la gestion administrative du conseil académique dans le respect des
règles et procédures qui lui sont applicables. Il recueille et traite l'information nécessaire à son bon
fonctionnement. Il informe et oriente dans leurs démarches les conseillers, les services de
l'établissement et autres interlocuteurs. Il travaille en lien avec les secrétariats de la commission
de la recherche (CR) et de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU)
Missions principales :
- Elaboration des rétroplannings des instances et contrôle des échéances,
- Instruction des points à inscrire à l’ordre du jour,
- Constitution des dossiers de séance,
- Etablissement de l’ordre du jour provisoire et du tableau des intervenants,
- Envoi des convocations, des invitations et des dossiers en respectant les délais règlementaires,
- Préparation des relevés de conclusions, des délibérations et avis,
- Rédaction ou relecture des comptes rendus des séances,
- Participation aux séances (quorum, procurations, votes, prise de notes, projection des
diaporamas…),
- Transmission au contrôle de légalité et publication des délibérations,
- Tenir à jour la composition du conseil en lien avec les gestionnaires de la CR et de la CVFU,
Missions secondaires :
- Appui et suppléance pour la gestion du Conseil d’administration, de son Bureau et du Conseil
des Directeurs et Directrices de Composantes (CDDC) le cas échéant.
- Participation aux opérations électorales pour le renouvellement des conseils centraux,
- Participation à l’élaboration et à l’amélioration des procédures de gestion des instances,
- Recherche de divers documents liés aux instances demandés par les services des composantes
et l’équipe politique,
- Soutien logistique pour l’organisation des instances en coordination avec les autres services
(réunions en format présentiel, hybride et distanciel),
- Gestion des pages intranet et internet de la vie institutionnelle,
- Participer à l’animation du réseau des instances (élaboration du calendrier institutionnel, réunions
de coordination, etc),
- Assurer les réservations de salles pour la DAJI,
- Procéder au tri, à l'archivage et au classement des dossiers.
Catégorie du poste : B
• Corps de recrutement : TECH
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert uniquement aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 6 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2
• Rémunération:
Comprise entre 1836.2 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions
similaires + Montant cotation du poste (228 €)
Pour tous renseignements sur le poste, vous pouvez joindre :
Madame Anaïs COUDERC, Responsable du pôle des affaires institutionnelles anais.couderc@univ-tlse3.fr
Connaissances :
Connaître le fonctionnement général d'un EPSC (Etablissement Public à caractère Scientifique Culturel et
Professionnel) (statut, missions) et ses différentes structures.
Savoir faire technique :
• Mettre en œuvre la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures,
• Maîtriser des outils informatiques et des logiciels de bureautique,
• Aptitudes rédactionnelles / Aptitudes organisationnelles,
• Capacité d’organisation et d’anticipation au regard des impératifs de délai,
• Capacité à travailler ponctuellement en urgence.
Savoirs comportementaux :
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité,
• Rigueur, organisation et méthode,
• Disponibilité, fiabilité, motivation et polyvalence,
• Automie et esprit d'équipe,
• Adaptation, réactivité et résistance au stress,
• Sens de l'analyse et esprit de synthèse,
• Capacités de communication et qualités relationnelles.
Diplômes requis : Niveau IV (Bac) ; une formation dans le domaine du secrétariat, de la gestion
administrative et/ou dans le domaine juridique juridique seraient un plus.
Expérience souhaitée : Une expérience professionnelle sur un poste similaire
Informations complémentaires / sujétions du poste
Grande disponibilité les jours de réunion des instances et lors des diverses échéances
règlementaires.
Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations