Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Le poste est à pouvoir à la Faculté de santé, au sein du Service Universitaire de Développement Professionnel Continu en Santé et Soins (SUDPC2S). Le SUDPC2S est un service transversal collaborant avec les trois départements de la faculté de santé. Il est placé en situation d’interface systématique entre les responsables d’enseignement, les stagiaires/étudiants et la Mission Formation Continue et Apprentissage. Le service est composé d’une équipe administrative de trois personnes : deux gestionnaires de formations et une responsable N+1.
Gérer 73 formations universitaires : Diplômes d’Université (DU), Diplômes Inter-Universitaires (DIU) et Attestations d’Etudes Universitaires (AEU), en s’assurant du bon déroulement des formations, de leur ouverture à la diplomation.
- Gérer l’ouverture des formations et les diverses démarches d’inscriptions :
Vérifier les prérequis d’ouverture des formations et des inscriptions administratives (programmes, listes des autorisés à s’inscrire, justificatifs d’inscription) et les déposer sur la plateforme Sharepoint pour la MFCA
S’assurer de la conformité et du bon déroulement des processus d’inscriptions administratives des stagiaires, réaliser des relances
Réaliser les inscriptions administratives en formation initiale, éditer les cartes d’étudiant
Réaliser les inscriptions pédagogiques en formation continue et en formation initiale
Collecter les émargements et les enquêtes
- Gérer les résultats :
Rédiger les arrêtés de jurys, les procès-verbaux
Saisir les résultats, éditer les relevés de notes, les attestations de réussite, les parchemins de diplômes
Traiter les demandes d’authentification de diplômes
Effectuer des tâches transversales
Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
Gérer sa messagerie nominative et ses messageries fonctionnelles
Saisir, mettre en forme des documents divers
Classer et archiver les documents (réseau informatique et archives papier)
Assister la responsable du service
Participer à la campagne d’habilitation des DU-DIU-AEU
Participer ponctuellement à des surveillances d’examens ou tenue de bureaux de votes
Connaissances :
Organisation générale et fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
Connaissance de l’environnement professionnel lié au domaine de la santé
Connaissance des cursus de santé
Réglementation relative aux études et aux diplômes
Savoir faire technique :
Maîtrise des logiciels Apogée, Word, Excel, messagerie électronique, édition des cartes d’étudiants
Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (reformuler les demandes, écoute active, apaiser les conflits…)
Maîtrise de l’expression écrite (orthographe, syntaxe, prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres)
Enregistrer les messages et rendre compte
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
Savoirs comportementaux :
Ecoute, rigueur et disponibilité
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Méthode et organisation
Réactivité, initiative
Respect des procédures et application de la règlementation
Travailler en équipe et en relation partenariale
Savoir rendre compte sur l’avancée des dossiers
Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : C
Corps de recrutement : ATRF
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : Le plus rapidement possible
Poste ouvert uniquement aux contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 1 an
·Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
Rémunération: comprise entre1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
Localisation géographique :133 route de Narbonne – 31062 TOULOUSE