L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.
La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse – Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés ; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 4 divisions transverses. L’organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 16 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 636 ; Personnels administratifs et techniques : 259 ; Budget géré : 10 millions d’euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité des études de médecine du 1er et 2ème cycle (5 années). L’équipe est composée de 6 gestionnaires de scolarité. Le poste est situé au 37, allées Jules Guesde 31000 Toulouse.
Missions
Sous l'autorité de la responsable du pilotage des scolarités et de la coordinatrice opérationnelle du bureau, l'agent assure la gestion administrative de la scolarité des étudiants inscrits en DFGSM2 et DFGSM3, en binôme avec le gestionnaire référent de ces promotions. Il participe au bon fonctionnement du service et contribue à la continuité de l'activité en apportant, lorsque nécessaire, un appui aux autres gestionnaires de la scolarité des études de médecine.
Activités principales :
Assurer la gestion administrative des étudiants de DFGSM2 et DFGSM3 tout au long de leur année universitaire :
- Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours ;
- Gérer les dossiers administratifs des étudiants et veiller à leur mise à jour ;
- Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques et des parcours de formation ;
- Assurer le suivi des groupes d'enseignement et des listes d'étudiants ;
- Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives ;
- Répondre aux sollicitations des étudiants et responsables pédagogiques
- Assurer le suivi administratif des décisions pédagogiques et des situations individuelles.
1- Organisation des enseignements
- Participer à la préparation de la rentrée universitaire.
- Assurer le suivi administratif des enseignements en lien avec les responsables pédagogiques.
- Gérer les groupes d'enseignement et les modifications de parcours.
- Mettre à jour les applications de gestion de la scolarité et les bases de données.
- Veiller à la diffusion des informations administratives auprès des étudiants.
2- Gestion des évaluations
- Participer à l'organisation administrative des examens.
- Assurer le suivi administratif des résultats.
- Préparer les éléments nécessaires aux jurys.
- Participer à la gestion des procès-verbaux et à la publication des résultats.
3- Gestion administrative courante
- Rédiger les courriers et documents administratifs.
- Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Veiller à la qualité et à la fiabilité des données de scolarité.
- Appliquer les procédures administratives et réglementaires en vigueur.
4- Participation à la vie du service
- Participer aux opérations communes du service : rentrée universitaire, inscriptions, examens, jurys, campagnes administratives, remise des diplômes, etc.
- Assurer une continuité de service en apportant un soutien ponctuel aux autres gestionnaires de la scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
- Participer à l'amélioration des procédures et à la qualité du fonctionnement du service.
Conditions générales du poste
Catégorie du poste : C
Corps de recrutement : ATRF
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
Poste ouvert aux contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 6 mois
Localisation géographique : 37, allées Jules Guesde 31000 Toulouse.
Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
Rémunération comprise entre 1802€ et 1900€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178€.
Informations complémentaires et sujétions du poste
- Activité rythmée par le calendrier universitaire.
- Pics d'activité lors des inscriptions, des examens, des jurys et de la rentrée universitaire.
- Travail en binôme avec le gestionnaire référent des promotions DFGSM2 et DFGSM3.
- Polyvalence nécessaire afin d'assurer la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
- Télétravail possible sur le poste (autonomie 1 an)
Connaissances
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Utiliser les logiciels de gestion de la scolarité ou être en capacité de s'y former rapidement.
- Organiser son activité et gérer les priorités.
- Travailler dans le respect des délais et des procédures.
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers.
- Rédiger des documents administratifs.
Savoir-faire techniques
- Sens du service public.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Polyvalence.
- Discrétion professionnelle.
Savoirs comportementaux
- Sens du service public.
- Rigueur, organisation et méthode.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.
- Réactivité face aux périodes de forte activité.
- Qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la communication.
- Esprit d'équipe et disponibilité.
Diplôme requis : BAC
Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)
Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Formation Bac professionnel / Bac général avec expérience administrative - Première expérience en administration publique ou scolarité appréciée
Politique sociale et avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Télétravail possible en fonction du poste
Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap
Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, …)
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
Accès bibliothèques universitaires
Déploiement 10min de sport sur temps de travail
Parking sur place
Crèche
Dans le respect des valeurs du service public, l'Université de Toulouse s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.