Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Rattachée au Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité, la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS) est en charge des politiques de prévention des risques, de sûreté et de sécurité de l’université ; elle assure également la coordination de la Formation Spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail de l’établissement.
La DPS comprend 15 agents et est organisée en 3 pôles : Pôle Prévention, Pôle Sécurité Incendie, Secours, Sûreté et le Pôle Sécurité Défense (FSD). Son budget annuel est de 1,26 M€.
Au sein de la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS), le/la gestionnaire administrative et financière exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la prévention et de la sécurité, recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle apporte un soutien administratif dans l’exécution et le suivi du budget de la direction.
Activités détaillées du poste :
Assurer l’accueil physique, téléphonique, numérique (dps@univ-tlse3.fr) et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
Suivre les demandes reçues et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier externe et interne (y compris via les parapheurs)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, projets de commande, attestations de service fait…), les reproduire, les diffuser et les classer
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DPS
Saisir et mettre à jour les données des logiciels et bases numériques dédiés à la gestion administrative, financière et RH de la DPS (planning DPS, Ohris, ESTEVE, répertoire « gestion DPS » sous Amboise, BALF, pages intranet via KSUP, autorisations de conduite,…)
Réaliser les opérations de gestion courante en relation avec les domaines des pôles prévention sécurité et sécurité incendie secours et sureté (mise à jour des bases de données et suivi des analyses d’eau, du suivi des assistants de prévention, des documents uniques d’évaluation des risques professionnels, du registre SST, des PV d’évacuation, des commissions de sécurité, des Sauveteurs Secouristes du Travail, des équipiers de 1ère intervention, etc…
Participer aux opérations de logistique de la direction, assister les personnels et les équipes (organisation réunions/rdv, déplacements, repas de service, actions de formation, équipement des postes de travail et petites fournitures, édition et suivi des tickets GPL, de tickets GUN, des commandes de fournitures, accompagnement à la prise en main des postes de travail et des outils/applications communes de l’université…)
Classer et archiver les documents techniques et administratifs, y compris en format numérique.
Connaissances :
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d’élaboration de documents
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication.
Savoir faire technique :
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques.
Savoirs comportementaux :
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel.
Diplômes requis : formation en secrétariat / gestion administrative
Expérience souhaitée : une 1ère expérience professionnelle acquise ou 3 à 5 ans dans un poste similaire
Informations complémentaires :
Catégorie du poste : C
Corps de recrutement : ATRF
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
Localisation géographique :
Université de Toulouse (ex Université Toulouse III – Paul Sabatier), Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité / Direction Prévention et Sécurité – Forum Louis Lareng –118 route de Narbonne à Toulouse
Avantages :
3 options de temps travail
55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Activités sportives et culturelles
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Crèche.