L'Université de Toulouse (http://www.univ-tlse3.fr) - anciennement Université Toulouse III – Paul Sabatier - est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Elle regroupe 5 composantes : Faculté des Sciences et de l’Ingénierie, la Faculté de Santé, la Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain, l'IUT, l'Observatoire Midi-Pyrénées. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’Université c’est aussi :
432 millions d'euros de budget annuel, dont 326 millions d'euros de masse salariale,
4 404 personnels dont 2 681 enseignants et enseignants-chercheurs et 1 723 personnels administratifs et techniques,
69 structures de recherche dont 42 unités mixtes de recherche,
36 964 étudiantes et étudiants, dont 2606 inscrits en alternance
Le pôle Développement des ressources humaines met en œuvre la politique de recrutement, d’emploi et d’accompagnement RH des personnels de l'université.
Il offre ses services dans les domaines suivants : recrutement, développement des compétences, gestion des experts métiers, psychologie du travail, QVCT et activités physiques de prévention.
Intégré au pôle Développement des ressources humaines, le service du GEM propose une offre de soutien ponctuel aux structures de l’université qui rencontrent des difficultés dans la réalisation de leurs missions suite à des périodes de pics d’activité et/ou d’absences de personnels.
Le GEM met à la disposition des composantes et directions de l’université, dans le cadre de missions adaptées aux besoins exprimés, des expert·e·s des métiers de la finance, de la comptabilité, de la scolarité, de la gestion RH et de la gestion administrative.
Directement rattaché·e à la responsable du pôle Développement RH, vous encadrez une équipe de 6 agents.
En lien étroit avec les composantes et services de l'université, vous analysez les besoins de soutien dans les domaines administratif, financier ou de la scolarité et vous appuyez sur votre expertise afin de proposer les modes d'action à mener.
Vous coordonnez les missions du service et organisez l’intervention dans les structures en difficulté, le cas échéant.
Dans ce cadre, vous assurez la coordination de l'équipe (6 agents), veillez aux bonnes conditions de travail et prenez directement en charge certaines missions sur votre domaine de compétences.
Enfin, vous assurez la promotion de l'offre de service du GEM au sein de l'université et travaillez en étroite collaboration avec les autres services du domaine ressources humaines et développement social afin de partager les diagnostics sur les difficultés rencontrées par les services, de favoriser une approche globale de solutions et de capitaliser sur les solutions proposées.
Activités :
- Diagnostiquer les besoins et les ressources nécessaires afin de répondre aux demandes,
- Proposer des solutions adaptées aux structures : intervention du GEM, vacations, redéploiements, mutualisations, formations…
- Identifier et assurer les moyens matériels nécessaires à la réalisation des objectifs,
- Définir et mettre en œuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les ressources à disposition,
- Animer et coordonner l’équipe dans la mise en œuvre des plans d’action,
- Prendre en charge des missions ponctuelles dans les domaines de la scolarité ou de la gestion administrative,
- Suivre l’évolution de la réglementation et des techniques du champ d’action, constituer une documentation de référence,
- Contribuer à la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue dans la gestion des activités,
- Organiser la communication relative aux procédures de gestion et aux actions du GEM,
- Concevoir et actualiser des outils d’analyse et de suivi quantitatifs et qualitatifs,
- Réaliser les rapports, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens du GEM.
Informations complémentaires / sujétions du poste :
Déplacements possibles sur l'ensemble du site toulousain de l'université.
Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : A
• Corps de recrutement : ASI
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
• Localisation géographique :Université de Toulouse - 118Route de Narbonne, 31062 Toulouse cedex 09
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
• Rémunération:
Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 529€+ modulation grade
Pour les contractuels : elle est comprise entre 1944.5€ et 2648.4€ en fonction de leur expérience
sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 309.5€
Connaissances :
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des métiers de l’enseignement supérieur et de la recherche, en particulier les métiers administratifs, financiers et de la scolarité,
Connaissances en gestion administrative et/ou dans le domaine de la scolarité,
Connaissances générales de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements d’enseignement supérieur.
Savoir-faire technique :
Communiquer et faire preuve de pédagogie,
Manager et animer une équipe,
Analyser les besoins,
Planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe,
Rédiger des procédures, des notes d'information, des documents de synthèse,
Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure,
Contribuer à la définition des indicateurs de suivi et analyser des résultats,
Utiliser les outils bureautiques (maîtrise),
Construire et alimenter un reporting régulier de l'activité du service.
Savoirs comportementaux :
Aisance relationnelle,
Communication et pédagogie,
Sens de l'organisation et des priorités,
Autonomie et fiabilité,
Force de proposition,
Travail en équipe.
Diplôme requis: BAC+2 (BTS)
Expérience souhaitée : de formation supérieure (BAC+2 minimum), vous bénéficiez d'au moins 5 années d'expérience en gestion administrative ou dans le domaine de la scolarité, sur des fonctions de coordination et/ou d'encadrement. Votre aisance relationnelle et votre sens de l'organisation seront des atouts coordonner les missions du service, en lien avec un grand nombre d'interlocuteurs.
Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :
39h10 = 55 jours de congé
38h15 = 50 jours de congé
37h20 = 45 jours de congé
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)
Télétravail possible en fonction du poste
Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations