Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
La Direction Générale des Services coordonne les missions de l'ensemble des directions et services administratifs, financiers et techniques de l'établissement. Elle participe, en lien avec la présidente, à l'élaboration de la stratégie politique et en assure le déploiement opérationnel et le cadrage réglementaire.
Rattachée au Directeur Général des Services, et en relation directe avec les Vice-Présidents thématiques (Patrimoine, transition écologique et sociétale), la Directrice Générale des Services Adjointe en charge du Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité a pour mission principale d’assurer un cadre de vie d'étude et professionnel de qualité à destination de l’ensemble de la communauté universitaire. Ce Domaine comprend :
La Direction Patrimoine en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement (28 agents).
La Direction de la Logistique (43 agents)
La Direction de la Prévention et de la Sécurité en charge de la prévention des risques professionnels et des risques incendie, de défense, de la sûreté. Elle assure également le pilotage de la Formation Spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail du Comité Social d’Administration de l’Établissement. (16 agents).
Le Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité (PLPS) collabore étroitement avec les composantes et les directions de l’établissement, la Comue et le Rectorat de région académique.
Au sein de la Direction Générale des services, vous avez pour mission d’assister au quotidien la Directrice Générale des Services Adjointe en charge du Patrimoine, de la Logistique, de la Prévention et de la Sécurité (DGSA PLPS) dans l’ensemble de ses activités.
En tant qu’assistant-e de direction, vous exercez des missions polyvalentes et réalisez des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles. Vous contribuez au bon fonctionnement du domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité et vous veillez à la fluidité de l’information. Vous êtes sensible à la notion de service rendu et attentif-ve à la qualité de la relation aux différents usagers.
Vous êtes en capacité d’évoluer aisément dans un environnement diversifié et de gérer avec agilité et souplesse des thématiques variées. Vous saurez organiser efficacement les rendez-vous et réunions de la DGSA, tout en orientant avec diplomatie et discernement les différents interlocuteurs vers les directions compétentes.
Assistant-e de la DGSA :
· Gérer l'agenda de la DGSA, planifier ses réunions et en organiser la logistique. Suivre les invitations et les programmations de réunions depuis la boîte mail de la DGSA.
· Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DGSA, filtrer les appels
· Gérer et contrôler les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Rédiger ou mettre en forme les courriers du domaine PLPS.
· Gérer la boîte mail générique du domaine PLPS, .
· Organiser le classement et l’archivage numérique
· Suivre certains dossiers, préparer des présentations pour des réunions et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Recenser les dossiers à présenter en Conseil d’Administration ou en instance et suivre leur préparation
Missions transverses
· Etre le-la référent(e) RH du Domaine PLPS (temps de travail, avancement, concours, entretiens pro…)
· En lien avec la référente de l’applicatif, gérer le paramétrage pour la réservation des salles de réunion mutualisées
· Assurer les missions d’Assistant de Prévention pour la Direction Générale des Services (après formation spécifique interne)
· Rédiger / diffuser des notes de service et d’information
· Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et à la continuité de service : suppléance des assistants du DGS et des DGSA (parapheurs, mail, téléphone, agenda,…), gestion du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réseau des assistants,…
Communication interne et externe
· Assurer une circulation efficace de l’information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
· Réaliser les mises à jour de l’espace Intranet du Domaine PLPS
· Contribuer à l’organisation et au respect des circuits décisionnels
D’autres missions pourront être confiées en fonction des besoins du service/domaine.
Informations complémentaires / sujétions du poste
Télétravail possible (2j), en alternance avec l’assistante du Directeur Général des Services
Missions d’Assitant de Prévention des risques professionnels (après formation interne spécifique)
Connaissances :
- Maîtrise des techniques d’assistant-e de direction
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche appréciée
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l’usager et du service
- Techniques de communication et d’élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Qualités rédactionnelles
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs
- Discernement, priorisation
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles et d’écoute, confidentialité
Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 5 ans dans des fonctions similaires
Avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations